Metodologias Kaizen: melhoria contínua do teu negócio de forma (+) equilibrada

Como é que as metodologias kaizen te vão ajudar na melhoria contínua do teu negócio, de uma forma gradual e mais equilibrada?

E assim conseguires fazer evoluir o teu negócio e (também) teres vida própria (neste mundo frenético)?

Vou responder a tudo, mas para isso tenho de te contar a história de um empreendedor que não tinha Liberdade. É devido a ele, que hoje que podemos ter, a Liberdade que sempre idealizamos (quando decidimos criar o nosso negócio). 

“Era uma vez, um empreendedor filho de um carpinteiro que tinha o sonho de construir carros. E conseguiu… Mas… a altura era péssima. Depois de uma 2ª guerra mundial e uma recessão económica, ele e o país foram obrigados a valorizar cada grão de arroz. Não podia haver qualquer tipo de desperdício e por isso ele foi obrigado a repensar a forma como produzia carros. 

Afinal de contas, não podia haver desperdícios de peças paradas à espera de serem utilizadas. Ou defeitos apenas detectados e corrigidos no final da linha de produção e não no início. Ou dar-se ao luxo de parar a linha de produção para grandes intervenções ou produzir carros sem ter encomendas.

O foco na eliminação de desperdícios (através de pequenas melhorias) era tal, que o levou a criar princípios e metodologias que o levaram a superar o gigante de mercado.

Este empreendedor visionário e também eterno aprendiz, chamava-se Kiichiro Toyoda e foi ele que influenciou o seu pai, Sakichi Toyoda, a criar a Toyota.”

O que é Kaizen?

E assim nasce a filosofia Kaizen, na indústria automóvel, que pretende ajudar a mudar (kai) para melhor (Zen).

A filosofia Kaizen é uma abordagem de melhoria contínua dos resultados do negócio de uma forma gradual e constante. Tudo através de pequenos passos.

Hoje melhor do que ontem, é o lema!

Também costumo dizer que “uma melhoria por dia, não sabes o bem que te fazia”. E se ainda tens dúvidas, podemos agradecer a James Clear e à matemática, que nos mostram que 1% de melhoria por dia, representa 37% de melhoria no final de 1 ano.

Uau, agora imagina crescer o teu negócio ou melhorar a tua qualidade em 37%, só porque melhoraste 1% de cada vez. Nada mau certo?

Qual o objetivo das metodologias Kaizen?

Sim, na filosofia Kaizen são os pequenos (mas poderosos passos) que te vão trazer os grandes resultados, tal como aconteceu com a Toyota, que superou o gigante do mercado (GM – General Motors).

O foco destas metodologias kaizen é eliminar desperdícios! Mas… Envolvendo todas as pessoas, todos os dias em todas as áreas!

 Tudo através de pequenas melhorias e que requerem pouco investimento. Afinal de contas, não havia dinheiro lembras-te? Por isso é que, papel e caneta sempre foram recursos muito poderosos na jornada kaizen.

Esta nova forma de trabalhar vai-te ajudar a ter um estilo de gestão saudável em vez da dieta mágica de verão (que acaba por não funcionar).

Percebes agora melhor, quando te digo que “Estás a trabalhar mais do que precisas e a viver menos do que mereces”??? É que não fazes ideia, dos desperdícios que estes olhos já viram e ajudaram a eliminar em mais de uma década.

Os 8 tipos desperdícios que matam (lentamente) o teu negócio 

A verdade é que neste mundo frenético dos negócios modernos, houve (de facto) uma evolução enorme em termos tecnológicos, que trouxeram muitas facilidades, muita rapidez, mas… também muitos excessos.

Hoje em dia é fácil nos queixarmos:

• dos e-mails em excesso (que deviam ter sido um telefonema)
• da informação em excesso (que depois ninguém analisa e tira partido dela)
• de erros excessivos e repetitivos (que levam à necessidade de refazer o que já foi feito)
• de stock de produtos em excesso (parados e esquecidos a um “canto”)
• do desaproveitamento do talento de cada ser humano (o que justifica o aumento do turnover nos negócios)
• …

Enfim, existem tantos excessos que se tornam desperdícios gritantes e que lentamente podem matar o teu negócio. Por isso, fica já a conhecer os 8 tipos de desperdícios que existem:

1. Sobreprodução (estás a produzir mais do que o cliente te pede – excesso de produtos/serviços)
2. Recursos parados (pessoas, materiais ou equipamentos)
3. Stock inadequado (níveis elevados ou baixos de materiais ou de informação)
4. Erros/Defeitos (resultando numa perda ou em retrabalho)
5. Transporte desnecessário (de material ou informação)
6. Movimentação excessiva de pessoas (layouts inadequados)
7. Processos complexos (excesso de fases ou tarefas implicando esforços desnecessários)
8. Talento desaproveitado (pessoas com competências não utilizadas ou mal aproveitadas)

E se quiseres aprofundar, podes ver este episódio do meu podcast onde te falo mais sobre este tema.

#7 Slow Business – Os 8 desperdícios que matam o teu negócio

Exemplos de Metodologias Kaizen

E foi para acrescentar valor ao teu negócio e para eliminar os desperdícios do negócio, que nasceram as metodologias Kaizen.

Sim, inicialmente muito aplicadas na indústria, mas depois alargadas a todos os setores de atividade, devido aos seus excelentes resultados. Existem dezenas delas, mas deixo-te aqui algumas:

• Kanban: metodologia que ajuda a planear (apenas) o que é necessário: materiais e/ou informação (nem mais, nem menos!);

• Diagrama de Ishikawa: metodologia usada para explorar as relações causa-efeito de um problema específico;

• 5W (5 Porquês): metodologia interativa para ajudar a encontrar a origem de um problema recorrente;
• Hoshin Kanri: metodologia que ajuda no desdobramento da estratégia em toda a organização (envolvendo TODAS as pessoas);  
• VSM (Value Stream Mapping): metodologia usada para mapear os fluxos de materiais/informação de modo a reduzir os desperdícios em cada fase do processo.

O poder da simplicidade – 3 exemplos práticos

E agora vou mostrar-te, em mais detalhe, 3 metodologias, que me pouparam além de dias de trabalho, muitas dores de cabeça num mundo de trabalho acelerado e super exigente. O mais simples torna-se mesmo o mais poderoso.

Exemplo 1 – Metodologia A3 Report

Queres gerir projetos com 1 única folha e poupar horas no alinhamento da equipa e preparação de slides? Conhece o A3 Report.

Como gestora de projetos, posso dizer-te que poupei muitas falhas de comunicação entre a equipa e dias de trabalho com o A3 Report. Não fazia 30 slides para apresentar ao board de administração o estado do projeto (de milhões de euros). Apenas levava esta simples e eficaz folha em A3.

Está lá toda a informação que é essencial (equipa, estado inicial, oportunidades, situação final pretendida, objetivos a alcançar, cronograma, custos-benefícios e lições aprendidas).

Uau! E é desta forma simples, direta e focada no essencial que se ganham anos de vida. Que te vou conseguir ajudar a trabalhar menos e a conseguires concretizar o sonho de fazer uma viagem numa autocaravana.

Exemplo 2 – Metodologia 5S’s

Pareces uma barata tonta à daquele material ou daquela informação? Então vais adorar conhecer a metodologia dos 5S’s. Ela vai-te ajudar a organizar o teu local de trabalho, seja ele físico e/ou digital.

Esta metodologia tem como foco a eliminação de desperdícios de andar à procura de algo. Ela está estruturada em 5 passos e o lema é: “Um local para cada coisa, cada coisa no seu local”.

• 1º: SEIRI: Triagem
• 2º SEITON: Arrumação 
• 3º SEISO: Limpeza
• 4º SEIKETSU: Normalização
• 5º SHITSUKE: Disciplina

Espero que as imagens abaixo te ajudem a perceber o quanto é tão fácil desperdiçarmos tempo à procura de daquele relatório ou de um simples agrafador.

E é assim que vais deixar de desperdiçar tempo e conseguir cumprir o teu sonho de criança de aprender a tocar guitarra.

Exemplo 3 – Metodologia Ciclo de PDCA

Gostavas de ter algo simples que te ajudasse a planear as melhorias de forma eficaz e não em cima do joelho? Então conhece o ciclo de PDCA e deslumbra-te com a sua simplicidade.

Ele é composto por 4 fases:

• 1ª fase: P (Planear)
• 2ª fase: D (Executar)
• 3ª fase: C (Verificar)
• 4ª fase: A (Atuar)

Como sempre trabalhei em equipas isto tornava-se fulcral. Todas as pessoas sabiam quais as ações da sua responsabilidade e assumiam datas para as implementar e verificar se funcionaram.

Imagina o poder de rever as ações de melhoria em aberto, em todas as reuniões de equipa! Estás a trabalhar no 1% de cada vez. Esta rotina torna-se tão fácil e simples de implementar que, ao longo do tempo, nem dás conta e estás a transformar completamente o teu negócio.

Diversos e Variados Benefícios da aplicação destas metodologias

Sim, com a aplicação destas metodologias ao teu negócio, terás diversos e variados benefícios como por exemplo:

• Melhorias na qualidade
• Redução de custos
• Aumento da satisfação do cliente
• Aumento da eficácia e da eficiência
• Melhoria da comunicação e motivação da equipa

E tudo isto, dando apenas um passo de cada vez!

Oh Ângela, mas afinal, qual a ligação entre Kaizen e o Slow Business que tanto falas?

Excelente pergunta, eterno aprendiz!

As metodologias Kaizen e o Slow Business têm em comum a busca (incessante) pela melhoria contínua e o desenvolvimento de um ambiente de trabalho mais equilibrado e consciente.

Relembrando e resumindo, o Kaizen é uma filosofia que tem como objetivo melhorar continuamente os processos e as práticas de um negócio através de pequenas mudanças incrementais, certo? Ele reforça e destaca a importância de envolver todas as pessoas na busca incessante por melhorias e na eliminação de desperdícios. “Hoje melhor do que ontem” é o lema.

Por outro lado, o Slow Business incentiva uma abordagem mais equilibrada, consciente e sustentável para os negócios, num mundo frenético e em constante evolução. O objetivo é equilibrar as necessidades financeiras com o bem-estar de todos os envolvidos (líder da equipa, equipa, clientes, fornecedores, sociedade,…).

Ao combinar as metodologias Kaizen e o Slow Business, procura-se criar um ambiente de trabalho onde a melhoria contínua seja realizada de forma gradual e consciente. Sim, a eficiência e a qualidade são importantes, mas também o bem-estar da equipa e a sustentabilidade do negócio.

E agora sim, percebes melhor porque é que o Kaizen é um dos meus pilares do meu negócio e como é que te vai ajudar a ter um maior equilíbrio entre o tempo que dedicas ao teu negócio e o tempo que tens para ti.

3 formas de aplicares a filosofia Kaizen e o Slow business à tua vida (profissional e pessoal)  

Por isso, partilho contigo o conhecimento que adquiri ao longo de mais de uma década e que me ajuda a mim e a quem tem um negócio para gerir, a ter (também) vida própria.

E é assim que crio 3 formas diferentes para te facilitar este caminho: o livro A Arte de Gerir o Teu Negócio, o meu curso 100% online ou a minha mentoria individual (onde terás a minha atenção, totalmente dedicada a ti).  

Boa viagem, eterno aprendiz…

Sim, são estas metodologias que me ajudam a trabalhar cerca de 4horas por dia, e a…

• ter tempo para estar com a pipoca e o meu mais que tudo
• fazer Krav Maga (sonho de criança)
• tocar saxofone (“não vou morrer sem saber tocar um instrumento musical” – disse eu num iluminado dia)

São elas que me ajudam a viver a filosofia do Slow Living e a perceber que a vida é muito mais do que muito trabalho.

Bem sei que esta é a minha história, mas estou aqui para te ajudar a construir a tua. 

Obrigada Kiichiro Toyoda! A tua falta de liberdade, ajudou-nos a ter mais Liberdade para vivermos a vida que queremos.

Desejo-te uma boa viagem, eterno aprendiz!

Ângela Silva – Mentora de Slow Business